Politique de confidentialité du site Kairos et de l’Assistant IA Kléia
Chez Kairos, nous attachons une grande importance à la protection de vos données personnelles.
La présente politique vous explique de manière claire quelles données nous collectons lorsque vous utilisez le site kairos.group, ses formulaires et l’Assistant IA Kléia, pourquoi nous les utilisons, avec qui elles peuvent être partagées et quels sont vos droits.
1. Qui est responsable de vos données ?
Le responsable des traitements décrits dans cette politique est :
- FLAIR SAS, opérant le site Kairos
Société par actions simplifiée immatriculée au RCS de Strasbourg sous le numéro 753 361 187
Siège social : 219 Petite Rue de l’Église, 67230 Westhouse
Adresse électronique : contact@kairos.group
Kairos détermine les finalités et les moyens des traitements de données personnelles réalisés par l’intermédiaire du site et de l’Assistant IA.
2. Pourquoi utilisons-nous vos données ?
Nous pouvons utiliser vos données pour :
- répondre aux questions et demandes que vous nous adressez par l’intermédiaire du site, de ses formulaires ou de l’Assistant IA ;
- vous aider à préparer un dossier de présentation lorsque vous envisagez de rejoindre le réseau Kairos ;
- analyser les informations professionnelles que vous choisissez de nous transmettre afin de préparer un échange avec une personne du réseau Kairos ;
- vous recontacter lorsque vous en faites la demande ;
- assurer le fonctionnement, la sécurité et la maintenance du site et de l’Assistant IA ;
- améliorer notre site, l’expérience utilisateur et nos services ;
- respecter nos obligations légales et réglementaires.
Selon la nature de votre demande, ces traitements reposent sur :
- l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande, notamment lorsque vous souhaitez rejoindre le réseau ;
- l’intérêt légitime de Kairos à répondre aux demandes qui lui sont adressées, à sécuriser ses services et à les améliorer ;
- votre consentement lorsque celui-ci est requis, notamment pour certaines communications commerciales ou certains cookies ;
- le respect d’une obligation légale, lorsque cela est nécessaire.
Kairos ne vend jamais vos données personnelles.
3. Comment fonctionne l’Assistant IA Kléia ?
Kléia est un outil conversationnel utilisant une technologie d’intelligence artificielle. Il est exploité pour le compte de Kairos par notre prestataire technique COCOBOT.
Selon le parcours utilisé, l’Assistant IA peut :
- vous poser des questions ;
- analyser les réponses que vous lui communiquez ;
- organiser ou résumer les informations fournies ;
- produire une synthèse de votre profil professionnel ;
- générer des indicateurs internes destinés à préparer un échange avec une personne du réseau Kairos.
Les contenus générés par l’Assistant IA peuvent comporter des erreurs ou des approximations. Ils constituent uniquement une aide à la préparation et à l’analyse.
Aucune décision entièrement automatisée
L’Assistant IA ne prend aucune décision définitive concernant votre demande ou votre éventuelle intégration au réseau.
Toute décision concernant votre dossier est examinée et prise par des personnes humaines habilitées au sein du réseau Kairos.
Vous pouvez demander des informations générales sur le fonctionnement de l’Assistant IA, signaler une erreur dans une synthèse ou demander qu’une personne humaine examine votre situation.
4. Quelles données collectons-nous ?
Selon la manière dont vous utilisez le site et l’Assistant IA, nous pouvons collecter les catégories de données suivantes.
Données d’identité et de contact
- nom et prénom ;
- adresse électronique ;
- numéro de téléphone, lorsque vous choisissez de le communiquer ;
- entreprise ou organisation représentée.
Informations professionnelles
- fonction et domaine d’activité ;
- expérience et compétences professionnelles ;
- parcours professionnel ;
- disponibilité ;
- attentes et projet professionnel ;
- informations nécessaires à la préparation de votre dossier de présentation.
Données communiquées dans l’Assistant IA
- questions posées ;
- réponses et informations saisies ;
- historique de la conversation ;
- synthèses et indicateurs produits à partir de vos réponses.
Données techniques
- adresse IP ;
- type d’appareil, de système d’exploitation et de navigateur ;
- date et heure de connexion ;
- données nécessaires à la sécurité et au diagnostic du service.
Cookies et données de navigation
Le site peut également utiliser des cookies ou technologies similaires. Leur fonctionnement et les choix dont vous disposez sont détaillés sur la page « Gestion des cookies » du site.
5. Données sensibles
L’Assistant IA et les formulaires Kairos ne sont pas conçus pour collecter des données dites sensibles, telles que des informations relatives :
- à votre santé ;
- à vos opinions politiques ;
- à vos convictions religieuses ou philosophiques ;
- à votre origine ethnique ;
- à votre orientation sexuelle ;
- à votre appartenance syndicale ;
- à des données biométriques ou génétiques.
Nous vous demandons de ne pas communiquer ce type d’information dans les champs libres ou dans vos conversations avec l’Assistant IA.
Lorsque vous mentionnez volontairement une donnée sensible qui n’est pas nécessaire au traitement de votre demande, Kairos pourra la supprimer ou ne pas en tenir compte.
6. Les informations sont-elles obligatoires ?
Les champs obligatoires sont identifiés comme tels au moment de la collecte.
Lorsque certaines informations sont nécessaires pour répondre à votre demande ou préparer votre dossier, l’absence de réponse peut empêcher Kairos de traiter correctement votre demande.
Les autres informations sont facultatives. Vous restez libre de ne pas les communiquer.
7. Qui peut accéder à vos données ?
Vos données sont accessibles uniquement, dans la limite de leurs missions, aux destinataires suivants :
- les membres des équipes Kairos spécialement habilités ;
- les personnes du réseau Kairos chargées d’examiner votre demande ou de préparer un échange avec vous ;
- COCOBOT, agissant comme prestataire technique et sous-traitant pour l’hébergement et l’exploitation de l’Assistant IA ;
- les prestataires techniques nécessaires à l’hébergement, à la maintenance ou à la sécurisation du site ;
- les autorités administratives ou judiciaires, lorsque la loi l’exige.
Les prestataires intervenant pour le compte de Kairos sont tenus de traiter les données uniquement conformément aux instructions de Kairos, de respecter leur confidentialité et de mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées.
Vos données ne sont pas transmises à des partenaires à des fins de prospection commerciale sans votre accord.
8. Combien de temps conservons-nous vos données ?
Les durées maximales de conservation prévues sont les suivantes :
- conversations avec l’Assistant IA : jusqu’à 12 mois ;
- dossiers et synthèses de présentation : jusqu’à 24 mois ;
- données techniques et journaux de sécurité : jusqu’à 12 mois.
À l’issue de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées.
Certaines informations peuvent exceptionnellement être conservées plus longtemps lorsqu’une obligation légale l’impose ou lorsqu’elles sont nécessaires à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice.
Vous pouvez demander la suppression de vos données avant l’expiration de ces durées, sous réserve des obligations légales ou des motifs légitimes permettant à Kairos de les conserver.
9. Où sont hébergées vos données ?
Les données traitées dans le cadre de l’Assistant IA sont hébergées en France ou, plus généralement, au sein de l’Union européenne.
COCOBOT indique que les conversations traitées par son service sont sécurisées, chiffrées et hébergées en France.
Lorsque Kairos utilise un service susceptible d’impliquer un transfert de données en dehors de l’Espace économique européen, ce transfert doit être encadré par un mécanisme reconnu par la réglementation, tel qu’une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types.
Les traitements liés aux cookies et aux outils de mesure d’audience sont présentés séparément dans la page « Gestion des cookies ».
10. Comment protégeons-nous vos données ?
Kairos et ses prestataires mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées, comprenant notamment :
- la limitation des accès aux seules personnes habilitées ;
- l’authentification et la gestion des droits d’accès ;
- le chiffrement des échanges et, lorsque cela est applicable, des données stockées ;
- la journalisation et la supervision technique ;
- la sauvegarde et la sécurisation des infrastructures ;
- des engagements contractuels de confidentialité avec les prestataires.
Malgré ces mesures, aucun système informatique ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de données susceptible de présenter un risque pour vos droits et libertés, Kairos appliquera les procédures d’information et de notification prévues par la réglementation.
11. Quels sont vos droits ?
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, vous pouvez, selon les conditions applicables :
- demander l’accès aux données vous concernant ;
- demander leur rectification lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes ;
- demander leur effacement ;
- demander la limitation temporaire de leur traitement ;
- vous opposer à certains traitements fondés sur l’intérêt légitime de Kairos ;
- demander la portabilité des données que vous avez fournies, lorsque ce droit est applicable ;
- retirer votre consentement à tout moment lorsqu’un traitement repose sur votre consentement ;
- demander des informations générales sur le fonctionnement de l’Assistant IA ;
- demander la vérification ou la correction d’une synthèse produite à partir de vos réponses ;
- définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour exercer vos droits, contactez-nous à l’adresse :
Merci de préciser l’objet de votre demande et les informations permettant d’identifier les données concernées. Un justificatif d’identité pourra être demandé uniquement lorsqu’il existe un doute raisonnable sur votre identité.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL.
12. Communications commerciales
Kairos n’utilise pas les informations communiquées dans l’Assistant IA pour vous adresser des communications commerciales sans base légale appropriée.
Lorsque votre consentement est requis, vous pouvez le retirer à tout moment, notamment en utilisant le lien de désinscription présent dans les communications reçues ou en contactant Kairos.
13. Mise à jour de la politique
La présente politique peut évoluer afin de tenir compte :
- des modifications apportées au site ou à l’Assistant IA ;
- de l’ajout ou du remplacement d’un prestataire ;
- de l’évolution des traitements réalisés ;
- des évolutions légales ou réglementaires.
La date de la dernière mise à jour est indiquée en haut de cette page. En cas de modification importante, une information spécifique pourra être présentée sur le site ou dans l’Assistant IA.
En résumé
- Nous utilisons vos données uniquement pour répondre à vos demandes, préparer votre dossier et fournir nos services.
- L’Assistant IA analyse et synthétise vos réponses, mais ne prend aucune décision définitive.
- Les décisions concernant votre dossier sont prises par des personnes humaines.
- Vos données ne sont jamais vendues.
Vous pouvez demander à accéder à vos données, les corriger ou les supprimer. -nous une lettre signée au siège social de la société Kairos Group.
